Reuniones… eficaces?

Día a día en nuestro trabajo tenemos que participar de diversas reuniones. Muchas veces me ha pasado que tuve que participar en reuniones de 1 hora, de las cuales no salía nada en concreto. Otras veces, he participado en reuniones de una hora que, si bien obtenían resultados, podrían haber llevado la mitad de tiempo.

En este post, veremos algunos consejos para hacer que nuestras reuniones de trabajo sean efectivas y, sobre todo, productivas.

Etapas de una reunión

Una reunión tiene 3 etapas básicas bien definidas. A continuación se enumeran los puntos a tener en cuenta para cada una de ellas.

1.- Antes de la reunión

Una de las cosas claves que tenemos que hacer es determinar si es necesario realmente llevar a cabo la reunión. Hay que plantearse si no se puede llegar al mismo resultado con una visita al escritorio de otra persona, con una llamada telefónica, con un correo electrónico, etc.

Si hemos llegado a la conclusión de que se tiene que llevar a cabo la reunión, entonces la tenemos que preparar. Para prepararla, tenemos que tener en cuenta:

  • Participantes: identificar aquellos que deban asistir. El número debe ser el mínimo posible. Cuantos menos participantes haya, mejor, y sólo debe invitarse a aquellas personas que sean necesarias y que tengan el poder de decisión adecuado.
  • Roles: otro punto importante. En una reunión de trabajo, no todos tienen el mismo rol. Se identifican dos roles fundamentales para reuniones típicas de nuestras tareas:
    • El tomador de notas: es quien se encarga de escribir las ideas principales de la reunión, y luego arma un correo electrónico para enviárselas a los distintos participantes. El rol va rotando entre los participantes, para distintas reuniones.
    • El moderador: es quien mantiene la conversación y el hilo de la reunión enfocados. Mide el tiempo, y da o quita la palabra para que todos puedan hablar.
  • Agenda: la agenda de una reunión debe tener lo siguiente:
    • Objetivo o propósito: para qué nos reunimos? Qué tenemos que decidir en la reunión? Definición de las respuestas que se quieren obtener.
    • Hora de inicio y término: se debe saber el tiempo que nos va a llevar una reunión de antemano, para evitar que se alargue más de lo debido.
    • Temas a tratar en orden de prioridad: acá también se debe especificar qué tiempo se dedicará a cada tema, y el moderador deberá hacer que se cumpla.
  • Espacio físico y materiales: se debe reservar la sala a utilizar y tener todo listo antes de empezar (por ejemplo si se necesita un proyector).

2.- Durante la reunión

Se debe tener puntualidad. Un alto porcentaje de tiempo se pierde muchas veces esperando que otras personas lleguen. Esto puede parecer pequeño, pero que 4 personas esperen 15 minutos al quinto, equivale a que una de ellas esté una hora haciendo nada.

La conducción por parte del moderador debe apuntar a mantener el hilo de la conversación centrado, alentando a todos a participar y llegar a los resultados que se esperan:

  • Informar al equipo cuanto tiempo hay para cada tema.
  • Evitar conversaciones que no tengan que ver con la agenda.
  • Evitar seguir discutiendo algo si ya se llegó a una conclusión.
  • Etcétera.

El moderador conduce la reunión, participando o no de ella (depende de cada equipo), y el tomador de notas va escribiendo las ideas que van surgiendo, para poder enviar un informe luego.

3.- Cierre de la reunión

Efectuar el cierre de la reunión, y luego se debe enviar un correo con los resultados obtenidos de la misma, las acciones que cada miembro debe realizar, etc. Es decir, se envía un resumen de lo que fue la reunión. El resumen sirve también para enterarse de lo que pasó en una reunión en la que no se pudo estar presente.

Debe respetarse el tiempo de cada tema y de la reunión completa. A medida que el equipo vea que ese tiempo se respeta, será más fácil mantenerse enfocado.

No debe ser aceptable terminar una reunión sin llegar a los objetivos deseados. Esto puede ser debido a que los objetivos, de por sí ya eran demasiado grandes, o la reunión no se preparó de manera adecuada.

Conclusiones

Existe mucha bibliografía sobre el tema, y las acciones a tomar varían mucho según el tipo de reunión que se vaya a tener (puede ser informativa, de control, de planificación, etc.).

Pero lo que tiene que quedar claro, es que las reuniones, si no son manejadas de una buena manera, pueden ocasionar muchas pérdidas de tiempo, y además evitar que se llegue a resultados o conclusiones necesarias.

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